آشنایی با مفهوم سیستم و انواع آن (سیستم های باز و بسته و کارکردهای آنهات
مدیریت نوین مدیریت : تئوری سیستم چنانکه ملاحظه شد ، نظریه های سازمانی و شیوه های مختلف مدیریت در طول زمان مورد تحول و تکامل قرار گرفته است . در طی ده سال گذشته ، رویه خاصی زیر عنوان «تئوری سیستم» برای بررسی های سازمانی متداول گردیده است که ممکن است به عنوان پایه و مبنائی برای بهم پیوستن و ارتباط نظریه های مختلف سازمانی و شیوه های متعدد مدیریت بکار رود . ـ تعریف سیستم اصلاح سیستم به « مجموعه از اجزاء وابسته » اطلاق می شود . به عبارت دیگر ، سیستم به معنای یک «کل» بکار می رود که از ترکیب اجزاء متعددی تشکیل یافته است . حدود سیستم اصلی و سیستم های فرعی همیشه تابع قواعد و ضوابط یعنی نیست به عنوان ، اگر بدن انسان را یک سیستم اصلی فرض کنیم ، هر یک از اجزاء آن (مانند دستگاه گوارش) سیستم فرعی بشمار می رود ، ولی چنانچه خود دستگاه گوارش را سیستم اصلی تلقی نمائیم ، اجزاء وابسته (مانند معده ، روده ، کبد و ...) سیستم های فرعی سیستم اصلی (دستگاه گوارش) را تشکیل می دهند . بهمین ترتیب در داخل یک سازمان (به عنوان سیستم اصلی) سازمان غیررسمی یک سیستم فرعی محسوب می شود ، ولی اگر سازمان غیررسمی خود سیستم اصلی تلقی شود ، در این صورت سیستم های فرعی رفتار عبارتند از شبکه روابط اجتماعی ، شبکه روابط تخصصی ، شبکه قدرت و غیره که قبلاً مورد بحث واقع شد . (اقتداری ، علی محمد (1310) ؛ ص 640) ـ سیستم (نظام) عبارت است از منظومه ای از عناصر و اجزایی که با هم ارتباط و کنش و واکنش متقابل داشته ، کل واحدی را به وجود می آوردند . هر سیستم درای حد و مرزی است که آن را از محیط یا پیرامونش متمایز و با آن مرتبط می سازد . حد و مرز بعضی سیستم ها ، نفوذ پذیر و بعضی دیگر نفوذ ناپذیر است بر مبنای این خاصیت آنها را به سیستم های باز و بسته تقسیم می کنند . (علاقه مند ، علی (1321) ص 176) انواع سیستم سیستم معمولاً به دو نوع تقسیم می شود : سیستم باز (open system) و سیستم بسته (dosed system) ـ سیستم بسته : بیشتر به سیستم های مکانیکی در فیزیک و علوم اجتماعی اطلاق می شود . سیستم بسته صرفاً با استفاده از نیروهای داخلی و بدون ارتباط با محیط خارج می تواند به کار خود ادامه دهد . در نظریه های کلاسیک ، سازمان به عنوان یک «سیستم بسته» تلقی می شود که فقط متکی بر عوامل و نیروهای داخلی است و بدون ارتباط با محیط خارج می تواند مسائل خود را از طریق سلسله مراتب و تقسیم کار و روابط رسمی در داخل دستگاه حل و فصل کند . یکی از مشخصات سیستم بسته ، گرایش ذاتی در جهت تعادل ایستا و رکورد و توقف است . به عبارت دیگر در سیستم بسته بازده دستگاه تناسبی با منابع مصروفه ندارد و اتلاق منابع تا بی نظمی و اختلال و اقدامات بدون هدف برای حفظ وضع موجود رواج پیدا می کند . (kast and Rosenzweiy, op.cit, p.119.) ـ سیستم باز : برخلاف سیستم بسته ، در سیستم بازگشایی در جهت تعادل پویا و رشد و تکامل از طریق ارتباط دائم با محیط خارج ملاحظه می شود . در این حالت ، سیستم با دریافت منابع مادی و انسانی و تغییر و تبدیل آنها و سعی در ازدیاد و بهبود بازده ، بیش از آنچه نیرو می گیرد ، نیرو تولید می کند ، و بدین ترتیب خود را در مقابل سکون و نابودی حفظ می کند . در سیستم باز ، دستگاه نه تنها بایستی خود را با عوامل محیط خارج سازگار سازد ، بلکه دائماً خود را با عوامل متغیر داخلی نیز منطبق می سازد . (اقتداری ، علی محمد (1310) ص 65) مفهوم سازمان و انواع آن و کارکردهای سازمان های رسمی و غیررسمی سازمان جامعه امروز ، جامعه سازمانی است . کودکان در سازمان هایی به نام زایشگاه بدنیا می آیند ، بیشتر سالهای رشد و پرورش خود را در سازمان هایی به نام مدرسه می گذرانند ، و پس از فراغت از مدرسه ، اغلب آنان به نحوی در سازمانهای دولتی ، صنعتی ، تجاری یا آموزشی مشغول کار می شوند . امروزه ، بخش عمده زندگی ما ، در سازمان ها یا در ارتباط با سازمان ها سپری می شود . در یکی کار می کنیم و از خدمات و تولیدات سازمانهای دیگر بهره مند می شویم . بعضی از آنها بزرگ و پیچیده اند نظیر سازمان های دولتی ، صنعتی ، دانشگاه ها و بعضی دیگر کوچک و ساده اند نظیر شرکت های خصوصی و انجمن های دانشجویی . از این رو ، گردش امور زندگی ، وابسته به سازمان ها و پیشرفت و بقای جامعه ، تابع کار و عملکرد موثر آنهاست . ـ تعریف سازمان «سازمان عبارت از یک رشته روابط منظم و عقلانی است که بین افرادی که وظائف پیچیده و متعددی را انجما می دهند و کثرت تعداد آنان به قدری است که نمی توانند با هم در تماس نزدیک باشند به منظور تامین هدفهای مشترک خاصی برقرار می گردد» برای روشن شدن این تعریف نخست به شرح اموری بپردازیم که انجام آن برای تشکیل هر نوع سازمان ضرورت دارد . 1- تقسیم کار : برای همکاری موثر دسته جمعی و لازمه تشکیل سازمان در درجه اول تقسیم کار و طبقه بندی وظایف است . 2- اخیار و مسئولیت : حدود اختیارات و مسئولیت های شاغل در هر شغل باید معلوم و مشخص شود . 3- روابط : همکاری افراد در یک گروه متشکل به منظور تامین مقاصد یعنی مستلزم این است که روابط آنها با یکدیگر معلوم باشد . برحسب عناصر مذکور در بالا سازمان را می توان عمل طبقه بندی وظائف ، تفویض اختیار و تثبیت مسئولیت برای اجرای وظائف ، و تعیین روابط به منظور همکاری موثر در انجام هدفهای سازمان تعریف نمود . (اقتداری ، علی محمد (1310) ص 119) در اینجا به کمک عناصر و ویژگی های مشترکی که سازمان ها دارند ، مفهوم سازمان را تعریف خواهیم کرد عناصر و ویژگی های مشترک سازمان ها به شرح زیرند : 1- سازمان ها هدف دارند ، یعنی برای دستیابی به هدفها و مقاصد یعنی به وجود می آیند . 2- سازمان ها از ترکیب اجتماعی افرادی که به طور گروهی کار می کنند ، تشکیل می شوند . 3- فعالیت سازمانها استمرار زمانی دارد . 4- سامزان ها ، فعالیت خود را از طریق تفکیک وظایف ، از روی برنامه ، و با استفاده از دانش و فن و ابزار انجام می دهند . 5- سازمان ها ، واحدهای یکپارچه و یگانه ای از فعالیت های منظم هستند و کار فعالیت خود را به طور عقلانی و منطقی ، هماهنگ و هدایت می کنند . بنابراین سازمان عبارتند از : هماهنگی معقول تعدادی از افراد که از طریق تقسیم وظایف و برقراری روابط منظم و منطقی ، برای تحقق هدف یا منظور مشترکی ، به طور مستمر ، فعالیت می کنند
اصول مدیریت وکاربرد آنها 1
- اصل هماهنگی و وحدت هدف : یکی از مهمترین اصولی است که رعایت آن به منظور ایجاد وحدت عمل در تحقق هدف مشترک سازمان ضرورت دارد . این اصل با اصل وحدت هدف ارتباط دارد . 2- اصل سلسله مراتب : وجود سلسله مراتب اداری برای تسهیل عمل هماهنگی لازم است . این اصل با طبقه بندی وظائف و توزیع عمودی اختیار و صلاحیت ارتباط دارد . 3- اصل تخصص : لازمه طبقه بندی وظایف و تقسیم کار می باشد . این اصل با نوع و ماهیت وظایف ارتباط دارد . 4- اصل وحدت فرماندهی : یکی از اصول تابعه سلسله مراتب محسوب می شود و برای ایجاد هماهنگی و جلوگیری از اختلاط مسئولیت بکار می رود . 5- اصل حیطه نظارت : این اصل مربوط به تعداد کارمندانی است که سرپرستی آنان بخوبی و سهولت از عهده یک سرپرست برمی آید . این اصل با سلسله مراتب ارتباط نزدیک است . 6- اصول اختیارات و مسئولیت : وظایف ، اختیارات و مسئولیت های مشاغل و همچنین روابط واحدهای مختلف سازمان باید در این اصل با صراحت کامل تعریف گردد . 7- اصل تعادل : طبق این اصل ، در اجرای اصول و روشهای مختلف سازمانی باید به نحوی تعادل برقرار گردد که تحقق مقاصد و هدفهای عمومی سازمان حداکثر آسان شود . 8- اصل انعطاف پذیری و مداومت : چون اوضاع و شرایط سازمان دائماً در حال تغییر است بدین لحاظ مداومت فعالیت های سازمان ایجاد می کند که مقررات ، تدابیر و روشهای قابل انعطاف برای مقابله با شرایط متغیر وضع گردد . 9- اصل کارآیی : تحقق هدفهای سازمان با حداقل هزینه و جلوگیری از عواقب نامطلوب است . کارکردهای مدیریت 1- تنظیم برنامه : شامل پیش بینی عملیات اساسی و تعیین طرق اجرای آن به منظور تامین هدف سازمان است . 2- تشکیل سازمان : شامل تعیین صریح حدود اختیارات می گردد که طبق آن وظائف از هم تفکیک می شوند و در عین حال بین آنها ارتباط و هماهنگی برقرار می کنند . 3- کارگزینی : شامل استخدام و کارآموزی و همچنین تامین شرایط مساعد کار می گردد . 4- فرماندهی : شامل عمل مداوم اخذ تصمیم های خاص یا کلی و صدور دستور به منظور تحقق یافتن هدف مطلوب می گردد . 5- هم آهنگ کردن : شامل عمل مهم تطبیق وظایف مشاغل مختلف سازمان به منظور تحقق یافتن هدف مطلوب می گردد . 6- ارتباطات : به معنای آنکه مجری کسانی را که در برابر آنها مسئول است از جریان پیشرفت امور آگاه سازد . 7- بودجه بندی : شامل تنظیم طرح مالی عواید و مخارج سازمان و نظارت بر اجرای آن می شود . نقش های مدیریت اصطلاح نقش های مدیریت به مقولات خاصی از رفتارهای مدیریتی یا « مجموعه های سازمان یافته از رفتارها » که حول سه محور روابط میان شخصی ، انتقال اطلاعات و تصمیم گیری گروه بندی می شوند . • نقش های میان شخصی (نقش های کلی) : هدف این نقش ها ، شکل دادن به روابط بین مدیر و اشخاص دیگر است . 1- مقام تشریفاتی نقش های ویژه 2- رهبر 3- رابط • نقش های اطلاعاتی (نقش های کلی) : هدف این نقش ها ایجاد شبکه ای از ارتباطات است که آنان را به مبادله اطلاعات مورد نیاز قادر می سازد . 1- خبرگیر نقش های ویژه 2- پخشگر 3- سخنگو • نقش های تصمیمی (نقش های کلی) : سازمان را به نحوی به کار و عمل متعهد می سازد . 1- کارآفرین نقش های ویژه 2- مهارگر آشفتگی 3- تخصیصگر منابع مفهوم آموزش آموزش و بهسازی منابع انسانی در عصر کنونی ، به لحاظ شرایط خاص زمانی یکی از وظایف اجتناب ناپذیر سازمانها و موسسات محسوب می شود . این مهم اصولاً در غالب «برنامه های آموزشی» مدون ، کوتاه مدت یا درازمدت به اجرا در می آید . در این راستا هر برنامه آموزشی از نظر علمی ، سه مرحله مستقل و در عین حال مرتبط به هم را داراست : الف) برنامه ریزی ب) اجرا ج) ارزشیابی - آموزش رسمی : مجموع آموزشهایی که از کودکستان آغاز شده و تا آموزش عالی ادامه می یابد . این نوع آموزش سازمان یافته و دارای ساختاری مشخص است و از سلسله مراتب منظمی پیروی می کند . - آموزش غیررسمی : هر نوع فعالیت آموزشی را گویندکه سازمان یافته و برنامه ریزی شده باشد ولی در خارج از نظام آموزش رسمی تحقق می پذیرد . (لطفعلی جباری : کارشناسی ارشد مدیریت آموزشی) تفاوت آموزشهای رسمی با آموزشهای غیررسمی • آموزشهای رسمی ، آموزشهایی هستند که دارای ساختار ، هدف ، برنامه ریزی ، روشهای تدریس و ضوابط پذیرش می باشد و فرق آموزش غیررسمی با آموزش رسمی ، در این است که آموزش رسمی در داخل نظام آموزش و پرورش رسمی کشور صورت می پذیرد . • آموزشهای غیررسمی ، مانند آموزش فنی و حرفه ای ، آموزش بزرگسالان و آموزش ضمن خدمت ، خارج از نظام آموزش رسمی هستند .
تعداد صفحات 102
پروژه ارزشیابی مهارت شغلی
