دانلود مقاله حفاظت فیزیکی اسناد

اختصاصی از فی لوو دانلود مقاله حفاظت فیزیکی اسناد دانلود با لینک مستقیم و پر سرعت .

• حفاظت اسناد و امنیت اطلاعات

اطلاعات در سازمان‌ها، مؤسسات پیشرفته و جوامع علمی، شاهرگ حیاتی محسوب می‌گردد.

 دستیابی به اطلاعات و عرضه مناسب و سریع آن، همواره مورد توجه سازمان‌هایی است که اطلاعات در آن‌ها دارای نقش محوری و سرنوشت‌ساز است.

سازمان‌ها و مؤسسات باید یک زیرساخت مناسب اطلاعاتی برای خود ایجاد کنند و در جهت سازماندهی اطلاعات در سازمان خود حرکت نمایند.

تعریف لغوی سند

سند در لغت به معنای «تکیه گاه» و هر چیزی است که بتوان به آن استناد جست.

تعریف سند

سند عبارت است از حقایق کتبی در خصوص وقایع و معاملات سازمان که ممکن است در فرمهای چاپی ،کارت ،اوراق،کاغذ یا کتاب منعکس شود. بنابراین هر شیءقابل استناد مثل نوارهای ضبط صوت ، فیلم، میکروفیلم و...مادام که قابل استناد باشند سند محسوب می شوند.

تعریف سند از نگاه قانون تاسیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی

تبصره ماده اول قانون تاسیس: اسناد مذکور در این ماده شامل کلیه اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده ها، عکسها، نقشه ها، کلیشه ها، نمودارها، فیلمها، میکروفیلم ها، نوارهای ضبط صوت و سایر اسنادی است که در دستگاه دولت تهیه شده و یا به دستگاه دولت رسیده است.......

تعریف سند دولتی

هر اطلاعی که در یک سازمان دولتی و یا وابسته به آن، در راستای انجام وظایف اداری و یا ماموریتهای سازمانی و یا به موجب الزام قانونی تولید ، ارسال و یا دریافت گردد، سند دولتی نامیده می شود.

تعریف اسناد الکترونیکی

اسناد الکترونیکی  اسنادی هستند که به روش رایانه ای تولید(created) ، منتقل و مرتبط(communicated) و نگهداری(maintained) شده اند. آنها ممکن است به شیوه الکترونیکی متولد شده (born digital)و یا از شکل اصلی خود به فرم الکترونیکی در آمده باشند.( مثل اسکن از پرونده های کاغذی.)

تعریف مدیریت اسناد

مدیریت اسناد عبارت است از تهیه و تنظیم و اجرای برنامه ی لازم برای تسهیل و تسریع و دست یافتن به مکاتبات و اسناد و مدارک موردنیاز از مرحله ایجاد تا امحای اوراق زائد.

ارکان سند:

1-امضاء                     

2-تاریخ               

3-شماره

اعتبارهر سند به ترتیب اولویت در اکثر مواقع به وجود امضاء،تاریخ و شماره و در بعضی از اسناد به مهر سازمان بستگی دارد.

امضاء کننده نامه مسئول متن نامه است.

تاریخ هر نامه در بعضی از موارد اعتبار زمانی آن را تعیین می کند مانند تاریخ اجرای مفاد یک بخشنامه.

شماره نامه برای رعایت نظم و ترتیب و سهولت مراجعه ی به آن است.

اصول و روش طبقه بندی اسناد:

سند به چهار دسته به ترتیب زیر به منظور حفظ و جلوگیرى از افشا شدن ، طبقه بندى مى شود:

1 ـ بـکـلى سـرّى ؛ اسـنـادى اسـت کـه افشاى غیر مجاز آن ، باعث وارد آمدن ضربه هاى سنگین و اساسى و بروز خسارات و خطرات جبران ناپذیر به منابع کشور گردد.

2 ـ سـرّى ؛ اسـنـادى است که افشاى غیر مجاز آن ، زیان عمده اى به امنیت و سیستم دفاعى کشور مى رساند و یا پیروزى در حمله ها را به مخاطره افکند.

3 ـ خـیـلى مـحـرمـانـه ؛ اسـنـادى اسـت کـه افـشـاى غـیـر مـجـاز آن ، بـه مسائل امنیتى و دفاعى خسارت وارد سازد

4 ـ مـحـرمـانـه ؛ اسـنـادى اسـت کـه افـشـاى غـیـر مـجـاز آن در مـیـان مـردم آزاد نـیـسـت و فـقـط پرسنل متخصّص هر رده در رابطه با کار خود از آن آگاه مى شوند.

معتبر بودن سند

• اطمینان از چهار ویژگی قابلیت استناد به سند را تضمین می کند:
• اصالت Authenticity ( بازنمای واقعی از محتوا، تولید کننده و زمان ایجاد و یا ارسال باشد)
• اعتبار Reliability (از منبع مسئولی صادر شده باشد)
• یک پارچگی Integrity (مخدوش نشده باشد)
• قابلیت استفاده Usability (بتوان به آن دسترسی یافت)    

تعریف پرونده

پرونده عبارت است از مجموعه ای از اسناد و مدارک مربوط به یک موضوع ،شخص یا سازمان که بترتیب خاصی در یک پوشه یا کلاسور نگهداری شده است.

تعریف آرشیو

آرشیو عبارت است از محل نگهداری دائمی اسناد و مدارک گران بهایی که از نظر اداری، حقوقی، مالی، علمی، تاریخی و فرهنگی ارزش نگهداری دائمی را دارند.

تعریف بایگانی

بایگانی عبارت است از فن اداره ، نظارت وحفاظت اسناد و مدارک سازمان به منظور نگهداری و مراجعه.

وظیفه بایگانی

وظیفه بایگانی در هر سازمان طبقه بندی اسناد ،ثبت و ضبط و کنترل آنهاست و این وظیفه از مرحله دریافت سند آغاز و تا زمانی که به علت سلب ارزش و برطبق مقررات از بین می رود و یا به علت ارزش استثنایی در محل معینی برای همیشه نگهداری می شود دوام خواهد یافت.

اصول بایگانی و حفاظت اسناد

• آسان بودن
• قابلیت اجرا
• قابلیت انعطاف
• دقت و سرعت
• افراد با صلاحیت
• نظم اصولی و منطقی

اصل آسان بودن

به موجب این اصل سیستم بایگانی و نحوه تنظیم مدارک و پرونده ها بایستی آسان و قابل درک بوده و با صرف اندکی وقت مفهوم گردد.

اصل قابلیت اجرا

براساس این اصل سیستم مورد استفاده بایستی با توجه به نوع و ماهیت کار و امکانات در دسترس و در عمل قابل پیاده شدن باشد.

اصل قابلیت انعطاف

به موجب این اصل سیستم بایگانی باید قابلیت تطابق با تغییرات و تحولات را داشته باشد و در این زمینه نیز پیش بینی لازم را انجام داده باشد.

اصل دقت و سرعت

سیستم بایگانی و روشهای مورد عمل بایستی به نحوی باشند که در عین دقت و صحت ،امکان تسریع در عمل را نیز میسر سازند.

اصل افراد با صلاحیت

کارکنان بایگانی بایستی دارای شرایط لازم برای احراز این شغل بوده و مهارت و تجربه کافی را در این زمینه داشته باشند.

شامل 22 صفحه فایل word قابل ویرایش