دانلود با لینک مستقیم و پر سرعت .
روش مدیریت اطلاعات و مستند سازی
مقاله ای مفید و کامل
لینک پرداخت و دانلود *پایین مطلب*
فرمت فایل:Word (قابل ویرایش و آماده پرینت)
تعداد صفحه:24
فهرست مطالب :
1- تعیین مسؤولیتها
2-ابلاغ کار
3-برنامه ریزی
4-تعیین ساختار زیر فعالیتها
5-کنترل پروژه
6کنترل و مدیریت پروژه
7گزارش دهی
8- ضمائم
9.هدف
10.دامنه کاربرد
11. مراجع
12.مستندات مرتبط
13. تعاریف
14. مسئولیتها و اختیارات
15کنترل مستندات
16شناسایی و ردیابی و نگهداری سوابق کیفیت
ضمائم
چکیده :
نحوة تضمین کیفیت :
به منظور پالیش میزان پیشرفت فعالیتهای پروژه با اهداف و انتظارات پروژه در جهت محصول رضایت خریداران خدمات شرکت مراحل زیر در مهندسین مشاور نقش پایدار طراحی گردیده که در هر یک از پروژه ها ملاک عمل می باشد.
- تعیین مسؤولیتها :
- مسؤولیت اجرای مراحل پروژه بعهدة کارشناسان پروژه می باشد.
- مسؤولیت نظارت بر اجرای روش کار برعهدة مدیر پروژه می باشد.
- مسؤولیت گرفتن گزارشها، بررسی آنها، ترسیم برنامة زمانبندی و به روز سازی و اعلام مغایرتها به مدیر پروژه بعهدة مسؤول کنترل پروژه می باشد.
- مسؤولیت ارایه گزارشات پیشرفت کار / شرح تأخیرات به مدیر عامل برعهدة مدیر پروژه می باشد.
- ابلاغ کار :
پس از عقد قرارداد به دستور مدیر عامل کمیتة فنی با حضور مدیران و سرپرستان مرتبط.
پس از عقد قرارداد به دستور مدیر عامل کمیته فنی با حضور مدیران و سرپرستان مرتبط با شرح خدمات تشکیل می گردد. در این جلسه مدیرپروژه با توجه به صلاحیت، مهارت، دانش و توانایی های لازم بر روی شرح خدمات مورد نظر از سوی مدیر عامل انتخاب می گردد.پس از تعیین مدیر پروژه مسئول کنترل پروژه و تیم فنی پروژه توسط مدیر پروژه پیشنهاد و با تأیید سرپرستان واحدها و مدیر عامل انتخاب می گردد. کلیه اطلاعات مربوط به شرح خدمات مرتبط با پروژه و تیمهای فنی به کار گرفته شده در پروژه و تیمهای فنی به کار گرفته شده در پروژه و اطلاعات الزامی دیگر در فرم صورتجلسه اعلام پروژه به وسیله سرپرست واحد کنترل پروژه ثبت می گردد. پس از تأیید مدیر پروژه و تصویب مدیر عامل این فرم در 3 نسخه تهیه شده و به افراد ذیل جهت اطلاع صادر می گردد: 1- مسئول کنترل پروژه 2- مدیر پروژه 3- مدیر عامل
پس از تصویب فرم صورتجلسه اعلام پروژه توسط مدیر عامل مسئول کنترل پروژه فرم اطلاعات کنترل پروژه به شماره FM-38 را در اختیار مدیر پروژه قرار می دهد مدیر پروژه پس از ارزیابی و مطالعات اولیه با تشکیل کمیته فنی که در آن اعضای تیم فنی حضور دارند می بایست ظرف مدت حداکثر 48 ساعت نسبت به تکمیل و ارجاع آن به مسئول کنترل پروژه اقدام نماید این فرم باید به تصویب مدیر عامل برسد.
همچنین فرم مورد نظر بر اساس تعریف زیر و به طور کامل تکمیل گردد.
- تعیین ساختار زیر فعالیتها
ساختار ریز فعالیتهای یک پروژه به منظور تسهیل کنترل چگونگی پیشرفت آنها به سطوح مختلف تقسیم می شوند. ساختار ریز فعالیتهای پروژه در شرکت «ابنیه طراحان البرز»عبارتند از :
فاز 1 : دو مرحله دارد فاز یک قسمت الف و فاز یک قسمت ب که در هر قسمت باید تأیید کار فرما گرفته شود و شامل شناخت، جمع آوری اطلاعات، بازدید محلی ، اخذ اطلاعات از کارفرما، برآوردها و نقشه های اولیه می باشد.
فاز 2 : اجرایی کردن نقشه ها، برآوردهای اجرایی، دفترچه محاسبات.
فاز 3 : نظارت بر اجرای پروژه
ریز فعالیتها :
ریز فعالیتها نشان دهنده جزئیات کار در هر فاز می باشند.
تبصره 1 : برای برآورد ریز فعالیتهای یک پروژه می توان از سوابق پروژه های مشابه موجود نیز استفاده کرد.
تذکر مهم : کلیه مدیران پروژه در هنگام توافق با کارشناسان خود در خصوص نحوه عملکرد طبق روش اجرایی تأمین منابع انسانی عمل می کند و توافقات حاصل شده صورت جلسه به تأیید مدیر پروژه می رسد. لازم به ذکر است که یک نسخه از این صورتجلسه می بایست به واحد مالی اداری شرکت تحویل داده شود.
تعیین زمان مورد نیاز هر فعالیت :
زمان مورد نظر هر فعالیت توسط مدیر پروژه پس از ارزیابی و مطالعات اولیه تعیین می گردد. در برآورد این زمانها توجه به پیش نیاز فعالیتها و اولویت اجرا حائز اهمیت می باشد (این زمانبندی بر اساس مان مندرج در قرارداد و توسط تیم کارشناسان پروژه و با توافق گروهی تهیه می گردد.)
تذکر 1 : در صورت وجود مواردی که در فرم اطلاعات کنترل پروژه ستونی برای آنها در نظر گرفته نشده است و یا مواردی که برای مدیر پروژه حائز اهمیت می باشد در ستون توضیحات ذکر و اشاره به آنها جهت اطلاع مسئول کنترل پروژه الزامی است.
تذکر 2 : کلیه مراحل کار توسط افراد مسئول باید طبق برنامه زمانبدی مذکور انجام شود و مدیر پروژه بر این جریان نظارت دارد.
مسئول کنترل پروژه بر اساس اطلاعات مندرج در فرم اطلاعات کنترل پروژه، برنامه زمانبندی پروژه Gant chart را تهیه و به مدیر پروژه جهت تأیید ارائه می نماید. در صورت وجود تغییرات احتمالی مدیر پروژه موظف است موارد را به مسئول کنترل پروژه طبق فرم تغییرات در برنامه پروژه اعلام نماید تا تغییرات در برنامه زمانبندی تهیه شده اعمال گردد و برای تأیید به مدیر پروژه و تصویب نهایی مدیر عامل مهیا گردد.
لازم به ذکر است این برنامه زمانبندی در 3 نسخه تهیه و به مدیر عامل، مدیر پروژه و مسئول کنترل پروژه، ارائه می شود. در صورت لزوم یک نسخه به کارفرما ارائه می گردد.
تذکر 3 : بعد از انجام هر گونه تغییرات در برنامه زمانبندی و فازهای اجرایی تغییرات باید به کارشناسان پروژه نیز ابلاغ گردد.
از زمان عقد قرارداد هر پروژه تا زمان پایان پروژه، مسئول کنترل پروژه موظف به کنترل کمی پروژه و مدیر پروژه مسؤول کنترل کیفی و گزارش دهی به مدیرعامل و کمیته فنی می باشد.
تبصره 1 : در صورت لغو شدن فعالیتهای طرح ریزی شده درپروژه ها مدیران پروژه باید مسئول کنترل پروژه را بلافاصله در جریان قرار داده و مسئول کنترل پروژه، برنامه را بازنگری نماید .
کنترل و مدیریت پروژه :
کنترل پروژه و مدیریت پروژه بر اساس وزن دهی صورت جلسات دریافتی از سوی مدیران پروژه صورت می گیرد به منظور وزن دهی میزان پیشرفت هر فعالیت، به هر ریز فعالیت درصدی از زمان صرف شده و تحقق آن در ریز فعالیت اختصاص می یابد.
برای اطلاعات مندرج در صورت جلسات فرم صورتجلسه فعالیتهای پروژه به شماره FM-42 ذکر موارد زیر الزامی است :
الف – ذکر اقدامات انجام گرفته در هر ماه
ب – ذکر اقدامات مورد نیاز بر روی اقدامات انجام گرفته بمنظور پیگیریها
ج – موضوع و یا نوع جلسات
د – ذکر افراد اقدام کننده جهت انجام اقدامات مورد نیاز
ل – ذکر تصویب تغییرات (در صورت تغییرات)
ن – ساعات شروع و پایان فعالیتها / جلسات
و – ذکر تاریخ دقیق انجام اقدامات مشخص شده
تبصره 1 : آیتمهای برنامه زمانبندی پروژه ها در هر فاز، زمانی 100% می شود که از کارفرما نسبت به آن فاز تأیید لازم را اخذ بنماییم.
تبصره 2: لازم به ذکر است با توجه به مفاد قرارداد در صورت عدم اظهار نظر کارفرما نسبت به کلیه مدارک و گزارشات ارائه شده از سوی مشاور پس از مکاتبه مجدد ظرف مدت 30 روز از تاریخ ارائه، تصویب شده تلقی خواهد شد.
تبصره 3 : در پایان هر فاز یا انتهای پروژه در صورت درخواست کارفرما و همینطور تأییدیه فاز مورد نظر توسط نماینده کارفرما مدیر پروژه موظف است فرم نظر سنجی از مشتری و همچنین برنامه ریزی پروژه را به کارفرما (مشتری) ارسال و نتایج آن را از کارفرما درخواست نماید مراحل باید طبق روش اجرایی ارتباطات به شماره PM-09 صورت پذیرد.
تبصره 2 : کلیة نقشه ها در مراحل تهیه در کمیتة فنی متشکل از مدیران بخش ها، مدیر پروژه و کارشناسان ارشد (بسته به موضوع طرح) به صورت هفتگی یا 10 روزه تشکیل می گردد و بررسی و اصلاحات لازم به مدیر پروژه اعلام می گردد و پس از حصول اطمینان از کیفیت اقدامات انجام شده مجوز ارسال برای کارفرما صادر می گردد.
و...
NikoFile
