دانلود پروژه مالی انبارداری جامع با فرمت ورد و قابل ویرایش تعدادصفحات 28
مقدمه
امروزه با پیشرفت علوم و تکنولوژی امکان تولید انبوه کالا و فراهم شده است و این کار برنامه ریزی دقیق جهت استفاده به موقع و حداکثر از امکانات را می طلبد تقسیم کار و رشد جمعیت نیاز استفاده از فراورده های دیگران را بوجود آورده است و این خود زمینه پیدایش سازمانهای گردیده که در این نظامهای پیچیده فنی – اجتماعی انبار به عنوان واسطه موجبات گردش کالا از تولید به مصرف را امکان پذیر می سازد .
انجام دادن قسمتی از وظایف و گردش کار سازمانهای دولتی بخصوص مؤسسات صنعتی و تولیدی مستلزم تدارکات کالا و مواد اولیه وهمچنین نگهداری و در دسترس قرار دادن سریع وسایل مورد نیاز آنها می باشد . بنابراین وظیفه کارپردازی و انبارداری در این امر مهم را می توان بخشی از وظایف مدیریت برای حصول به هدف نهایی آن مؤسسه محسوب کرد.
بدیهی است اگر مواد و لوازم در موقع معین تهیه و در دسترس واحد مصرف کننده قرار داده نشود ، در گردش کار و فعالیتهای آن موسسه وقفه ایجاد می گردد . بدون تردید انبار کردن بیش از اندازه کالا موجب رکود سرمایه که در بعضی از مؤسسات قسمت عمده سرمایه آن را تشکیل می دهد خواهد گردید .
درصد قابل توجهی از درآمد ناخالص ملی هر کشور ، به صورت مواد اولیه ، محصول نیم ساخته و کالای ساخته شده در انبارها نگهداری می شود ، البته نقش انبار در اقتصاد کشورهای مختلف متفاوت است . در کشورهای پیشرفته ، انبارها حلقه هایی از زنجیر تولید ، توزیع و مصرف می باشند و بدین وسیله تولید انبوه کارخانه ها و صنایع بدست مصرف کنندگان داخلی رسیده ، یا به مراکز صادراتی منتقل می شود . در برخی کشورها نظیر ایران ، که واردات کالاها و مواد مختلف ، درصد زیادی از نباز کشور را تشکیل می دهد ، انبارها بطور عمده نقش واسطه را در انتقال از مبادی ورودی کشور به مناطق مختلف و سپس توزیع محلی به عهده دارند .
افزایش ناگهانی واردات ، که به دنبال افزایش قیمت نفت در سالهای 52 ـ 1351 هـ .ش صورت گرفت و در چند سال بعد نیز روند تصاعدی خود را ادامه داد ، باعث شد تا هر کشور و اینکه حجم زیادی از سرمایه کارخانه بصورت کالا در انبارها نگهداری می شود ، ضرورت توجه به انبارو مسائل مرتبط به آن در صنایع روشن می گردد ، بمنظور درک اهمیت این موضوع می توان به درصد موجودی انبار از کل دارائیها و ارزش ویژه در صنایع مختلف اشاره نمود .
هدف از استقرار یک سیستم انبار:
انبارداری یک سیستم و برنامه منسجم و بسیار دقیق در رابطه با درخواست و نیاز ، سفارش و خرید ، تحویل محل انبار و نگهداری صحیح تا هنگام تحویل به نیازمند است که امروزه بصورت مکانیزه باید انجام بپذیرد. چون در این روش هر گونه بی نظمی و اختلال مشکلات مربوط به خود را در رابطه با افرادی که در این مجموعه و سیستم را به همراه خواهد داشت .
هدف از سیستم انبارداری جهت استفاده درست و بموقع کالا و لوازم نگهداری درست تابموقع نباز یک سازمان می باشد و جهت استفاده درست و نگهداری کالا ، موارد و شرایط مخصوص خود را باید ایجاد کنیم . چون بعضی از این اجناس باید زیر سقف ، دور از رطوبت ، بلند تر از زمین و یا در هوای آزاد و ... باشند ، پس این شرایط به آسانی مهیا نمی گردد.
ما به بعضی از جنسها در لحظه های خاص و اتفاقی نیاز داریم و بعضی دیگر از اجناس آنچنان اظطراری و مبرّم نمی باشد . حال باید برای اجناسی که ضرورت دارد محل نگهداری مربوط به آن شرایط را داشته باشیم که عبارت است ازیک ساختمان مناسب با گرما و سرمایش مطبوع .
نظر به اهمیت موجودیهای انبارهای شرکت ، تهیه و اجرای دستورالعمل انبار و استفاده از فرمهای متحدالشکل جهت حصول به اهداف ذیل ضروری به نظر می رسد:
الف) برقراری سیستم کنترل های داخلی مناسب به منظور حفظ و حراست از موجودی مواد و کالای شرکت .
ب ) یکنواخت کردن رویه های مورد عمل شرکت و جلوگیری از چند گانگی وسلیقه ای عمل کردن کارکنان بویژه در نواحی ، ادارات کل ، ذیحسابی طرحهای عمرانی .
ج ) افزایش کارایی کارکنان از طریق تسریع در تهیه و تحویل کالاها به درخواست کنندگان
د) فراهم آوردن اطلاعات مقداری وریالی مربوط به موجودیها ، ذخیره و بازسازی(دسترسی) سریع آنها و گزارش آن به اشخاص ذیربط و تصمیم گیرنده.
و ) سهولت درک و اجرای رویه های پیشنهادی توسط کارکنان
ز ) حصول اطمینان از دقت و کفایت اطلاعات حسابداری موجودیها و قابل اتکا بودن آنها
ح) کاستن از هزبنه های اجرا و نگهداری دستور العملهاو سیستمها
ج) اجتناب از کاربرد فرمانهای گوناگون در عملیات ،که منجر به افزلیش هزینه ، کاهش کارایی و ایجاد سردرگمی در کارکنان می شود.
د ) همکاری و مساعدت در خرید و تامین و تهیه کالا ها و کنترل و دریافت کالا های خریداری شده
فرمهای مورد نیاز در انبار
تبادل اطلاعاتی قسمتها و انجام عملیات مربوطه از طریق گردش فرمهای محتوی اطلاعات بین قسمتهای مختلف واحد تولیدی یا خدماتی انجام می شود . فرم وسیله ای برای مستند کردن عملیات و منبع اصلی ایجاد اطلاعات در سیستم می باشد . و یا به عبارتی دیگر می توان گفت وسیله ای است برای مستند کردن عملیات ، ثبت مجوز های مربوط از طریق اعضاء یا زدن مهر های مجاز روی آن جمع آوری و تبادل اطلاعات بین قسمتها ، اطلاعات در فرم جمع آوری شده و در هنگام لزوم از آن خارج می شود بعضی از اهداف فرمهای سیستم اطلاعاتی به شرح زیر می باشد :
1) ثبت موجودی حاضر و نشان دادن اختلاف در موقع موجودی برداری
2) تامین اطلاعات لازم برای تدارکات کالاهایی که کارخانه به آنها احتیاج دارد .
3) کم کردن نیاز به دوباره نویسی اطلاعات در بخشهای مختلف
4) کاهش تعداد سوالات از بخشهای مختلف
5) دادن اطلاعات لازم به هر بخش
فرمها :
1- برگ تقاضای خرید کالا
در صورت عدم وجود کالا در انبار فرمی به نام برگ تقاضای خرید کالا در دو نسخه تهیه و تنظیم می شود .
2- برگ درخواست کالا
هنگامی که برگ تقاضا ی خریدار تحویل انبار دار شود . فرمی به نام برگ درخواست خرید کالا در سه برگ تهیه که یک برگ آن نزد انبار باقی می ماند و دو برگ دیگر آن جهت خرید به امضای رئیس اداره مربوطه تحویل کار پرداز می شود .
3-برگ اعلام قیمت کالا به انبار
هنگامی که کارپرداز کالای را خریداری می کند همراه آن کالا فرعی به نام اعلام قیمت کالا به انبار تحویل می دهد در این فرم مشخصات کالا ، مقدار و بهای آن نوشته و در دو نسخه تهیه که نسخه اول همراه نامه به انبار بلاغ و نسخه دوم تا وصول قبض انبار در پرونده مربوطه ضبط می شود
4- قبض انبار
هنگامی که کالا به انبار رسید فرم قبض انبار در چهار نسخه با تفاوتهایی مانند شماره کارت ، ردیف خط برگ کالا ، ردیف دفتر واردات ، موجودی پس از دریافت نسبت به فرم اعلام کالا به انبار تنظیم می شود که نسخه اول جهت مراجع خریدار ارسال می شود ، نسخه 2 و 3 ضمن گزارش به حابداری و نسخه 4 به انبار نگهداری تحویل داده می شود .
5- کارت انبار
این فرم جهت ثبت کلیه ی نقل و انتقالات مربوط به موجودی مورد استفاده قرار می گیرد و توسط انبار تهیه می شود . ورود دو نوع ، کار ت و کارت کوچک که کاملاً مشابه به هم بوده با این تفاوت که در کارت کوچک مبلغ کالا قید نمی شود .
6- فرم برگشت کالا
هنگامی که مازاد کالای دریافتی به انبار برگردانده می شود این فرم توسط انبار یا برگشت دهنده تکمیل و تنظیم می شود . و قیمت آن را کارشناس مربوط ارزیابی می کند که در 5 نسخه تنظیم که نسخه 1 و 2 به حسابداری ارسال و نسخه 3 به واحد اموال و نسخه 4 بایگانی و نسخه 5 به سازمان کنترل به مصرف ارسال می شود .
7- حواله انتقال کالا
حواله انتقال کالا شامل حواله صادره و حواله وارده می باشد .
و حواله انتقال کالا که خود به دو دسته ، حواله کالای انبار به انبار داخلی و حواله انبار به انبار خارجی را شامل می شود و در صورتی حواله صادر می گردد که انبارهای تابعه نیاز به جنسی که در انبار مادر ( مخزن ) بصورت مازاد باشد انجام می پذیرد .
هر نوع حواله در پنج برگ صادر که برگ یک و دو و چهار به انبار گیرنده ارسال تا تائیدیه تحویل و رسید تائید شده را به انبار فرستنده ارجاع دهد و برگ سه و پنج بعد از عملیات یک برگ به حسابداری جنسی و برگ دیگر در انبار بایگانی می گردد . سیستم حواله وارده با تفاوت های اندکی از قبض انبار ثبت گردیده و حواله صادره نیز با تفاوتهای اندکی از درخواست مصرفی و تفاوت کلی که حواله انتقال کالا دارد قسمت وارده و قسمت صادره (ثبت انبار فرستنده قبض انبار و ثبت انبار گیرنده درخواست مصرفی )در یک فرم جا گرفته اند . و هم انبار فرستنده و هم گیرنده برروی همین فرم عملیات باید انجام بدهند .
پروژه مالی انبارداری جامع
